Psykologens tips: Så blir kontorscomebacken smidig och smärtfri

– En vanlig tanke är "jag kan vila i kväll eller i helgen". Men för att vi ska orka behöver vi pauser löpande, säger psykologen Anna Tienhaara. Bild: Niklas Tallqvist

Innan vi tokrusar tillbaka till kontoren bör vi ha ett öppet och ärligt samtal om hur vi vill jobba i framtiden. Det säger psykologen och organisationskonsulten Anna Tienhaara som talar varmt för gemensamma kafferaster – av flera anledningar.

Dröm eller mardröm? Åsikterna om kontorsarbete i höst går isär.

En del har väntat på det i ett och halvt år. Andra har ingen större lust att återgå till den ordning som rådde före pandemin.

Det här behöver chefer inse, säger Anna Tienhaara, utbildad psykolog och organisationskonsult vid Arbetshälsoinstitutet.

– Vad vi uppskattar i arbetet är mycket individuellt. Vissa behöver jättemycket umgänge, andra jobbar helst hemma. Det allra viktigaste är att ta snacket innan vi inför nya arrangemang, säger Tienhaara.

De arbetsgivare som HBL kontaktat kommer inte att välja antingen eller, utan både och. Anställda kommer alternera mellan hemma- och kontorsjobb när restriktionerna hävs.

– Man kan använda olika arbetsformer för olika ändamål. Kontoret är optimalt för möten, brainstorming och annat arbete som förutsätter dialog och tätt samarbete. Annat kan kanske göras hemma.

Nedan pekar Anna Tienhaara på fyra skillnader mellan distansarbete och kontorsarbete som man bör ha i åtanke när övergången står för dörren.

1. Människomöten

– Många har ett socialt behov att av träffa kolleger i vardagen, men inte alla har saknat det. Det varierar stort och beror på vilken livsfas man är i och på ens personlighet.

Den tydligaste förändringen som skett över hela fältet är att spontana möten och naturligt småprat med kolleger fallit bort. Anledningen är enligt Anna Tienhaara att distansarbete ursprungligen var en nödlösning.

– Därför diskuterade man främst hur man skulle lösa allt praktiskt, inte hur man skulle kunna umgås. Det var väldigt prestationsfokuserat. Distansmötena var upplagda enligt schema, det skulle alltid finnas en klar agenda vilket lämnade rätt lite utrymme för spontan diskussion.

Det slog speciellt hårt mot nyanställda som inte lärt känna sina kolleger innan pandemin, menar Tienhaara.

– Står man vid kaffeautomaten samtidigt är det betydligt lättare att ha ett fritt samtal eller be om hjälp, än att ringa ett samtal.

Står du nu där under hösten och undrar var du ska börja med en kollega du inte träffat på ett och ett halvt år, har Anna Tienhaara ett givet samtalsämne för att bryta isen.

– Pandemin förenar oss alla. Jag tror att vi aldrig tidigare under mänsklighetens historia haft så mycket gemensamt även med helt främmande människor.

2. Brus

Om nackdelen med distansarbete är få medmänniskor så kan det också vara en fördel i vissa lägen, anser Anna Tienhaara.

Om ens uppgifter kräver djupt fokus behöver ledningen se till att det inte lider bara för att de anställda samlas på ett ställe.

– Planera kontorsmiljön. Inred särskilda tysta rum för videomöten, telefonsamtal och läsning, säger Tienhaara.

– Det är också klokt att sätta upp regler för gott beteende. Bara för att man ses igen behöver det inte betyda att man får samtala var som helst, när som helst om andra då drabbas av upprepade avbrott. Här är det viktigt att alla uttrycker sina egna behov av lugn och tystnad.

Anton Norrback och hans sambo har flyttat in i en större lägenhet i Åggelby. Med sina extra kvadrat har de inrett ett arbetsrum. "Det underlättar koncentrationen mycket att ha ett visst ställe tillägnat för arbete." Bild: Niklas Tallqvist

3. Sömn

Redan 2020 visade en inhemsk studie att vi tajmar vår nattsömn annorlunda under pandemin. Vi lägger oss i snitt en timme senare, och går upp en timme senare när vi inte behöver pendla.

– Det är bra om vi är medvetna om det. Hur vi hanterar pendlingstiden blir en ny utmaning. Troligtvis behöver vi gå upp lite tidigare om morgnarna, och förlägga kvällsrutinerna tidigare vid läggdags. Det i sin tur kan förutsätta planering och förberedelser, säger Tienhaara.

Hon tror att pandemin för många varit en väckarklocka.

– Om man alltid sovit för lite – för att man pendlat, rest, haft hobbyer och varit ute med vänner sent på kvällen – så har man nu säkert insett att man mår bättre om man sover gott och tillräckligt.

Läs också:

Testa dig själv: Morgonfågel eller nattuggla – vad är du?

4. Pauser

Förutom sömn är matvanor en rutin som kan vara lättare att följa på arbetsplatsen. Anna Tienhaara förespråkar regelbundna kafferaster och en gemensam lunchpaus.

– Inte bara med tanke på kost och näring, utan också återhämtning.

Om ergonomi – vilken ställning man har på jobbet – vållat problem i hemmet, lär även kognitiv ergonomi ha gjort det. Med begreppet avses vårt sätt att ta in och tolka information på jobbet. Tienhaara förklarar:

– Hjärnan klarar inte av att jobba 100 procent flera timmar i sträck. Den behöver avkoppling för att upprätthålla hög kvalitet i arbetet.

En promenad till lunchstället eller kaffeautomaten kan sätta fart på både blodomloppet och tankarna.

– De pauserna är inskrivna i lagen, men i dag talar man också mycket om mikropauser – att i en, två minuter lyfta blicken från skärmen, andas lugnt, varva ned och ta ned energinivån.

Anna Tienhaara vill stöpa om vår syn på återhämtning. Den ska varvas in i varje arbetsdag, helst varje timme.

– En vanlig tanke är "jag kan vila i kväll eller i helgen". Men för att vi ska orka behöver vi pauser löpande. Och de finns troligtvis närmare till hands på ett kontor.

HBL bad tre personer värdera sina färdigheter och behov på en skala från 1 till 5

Först ut är Konsta Ojala som studerar ljuddesign vid Teaterhögskolan. Bild: Bille Sirén

Socialt behov: 3. Det är roligare att plugga tillsammans med andra i smågrupp. Jag var riktigt trött på distansstudier i våras.

Självdisciplin: 3. Jag får gjort det som behövs men behöver lägga energi på att pusha mig själv. Ibland behöver jag tänka på att lägga undan mobil och dator.

Koncentration: 4. Videosamtal belastar hjärnan mer än riktigt umgänge, då händer det att jag blir trött och tappar fokus. Man måste visa att man lyssnar i ett distansmöte, tror jag.

Harriet Wingren-Häggblom jobbar med låneadministration på Nordiska investeringsbanken. För tillfället åker hon in till kontoret en gång i veckan. ”En mix av distans och närvaro är idealisk. Då kan man anpassa miljön efter arbetsuppgifterna.” Bild: Privat

Socialt behov: 4. Det var en tvåa före pandemin. Men man känner sig lite ensam och isolerad efter ett och ett halvt år hemma.

Självdisciplin: 5. Jag är suverän på att skapa och hålla fast vid rutiner. Till exempel tar jag en promenad före varje arbetsdag och när klockan är 16 slutar jag jobba.

Koncentration: 3. Hemma är det lättare. Men i öppet kontorslandskap är det knepigare, särskilt om arbetet kräver att man har tungan rätt i mun.

Anton Norrback översätter lagar och förordningar vid Statsrådets kansli. Han har jobbat på distans sedan mars 2020 och än är ingen återvändo i sikte Bild: Niklas Tallqvist

Socialt behov: 4. Jag saknar det spontana umgänget. Jag har mer energi för mitt riktiga jobb om jag i 5–10 minuter snackar om något helt annat på en kafferast. Just nu har vi virtuella kaffeträffar, det äe bättre än inget men riktiga kaffepauser är såklart trevligare.

Självdisciplin: 4. Den har blivit mycket bättre under pandemin. Men fortfarande gör en deadline gott. Om det flåsas lite i nacken är jag på topp.

Koncentration: 3. Jag behöver ofta kämpa med det och har djupare koncentration på kontoret, för då har jag ställt in hjärnan på att jobba. Jag har också en amatörpsykologisk teori om att kontorslandskapet känns bekant från min uppväxt, jag har många syskon och varje gång jag läste läxor var det ljud och action omkring mig. Så lite brus och rörelse i bakgrunden passar mig bäst.

Beställ Veckans kulturplock!

Ett plock från Kulturen varje fredag i din e-post.

Skall man beakta FN:s hållbarhetsmål när man väljer utbildning?

Mer läsning