Coronakrisen revolutionerade sättet att göra kontorsarbete

Det är fortsatt tomt på kontoren. Även om regeringens rekommendation om distansarbete upphör att gälla den första augusti, fortsätter distansarbetet på de flesta håll. Arkivbild. Bild: Emmi Korhonen/Lehtikuva

Den snabba övergången till påtvingat distansarbete har visat att man inte måste sitta på kontoret fem dagar i veckan. Samtidigt vill ingen heller återgå till tiden före coronakrisen, visar HBL:s rundringning till stora arbetsgivare.

Regeringens rekommendation om omfattande distansarbete upphör på lördag. Det innebär ändå inte en rusning till arbetsplatserna, utan distansarbetet kommer i stort sett att fortsätta rulla på som förut, visar HBL:s rundringning till nio av huvudstadsregionens stora arbetsgivare.

På många arbetsplatser har återgången till normala arbetsrutiner inletts redan i början av sommaren. Att en mindre del av personalen annars också är på plats då det är semestertider har möjliggjort en flexiblare återgång mot normala förhållanden under sommaren.

Till exempel på Telia har 25 procent av personalen fått vara på plats på arbetsplatserna sedan första juni. Trots det har omkring 90 procent distansjobbat under sommaren.

Svaren från de andra företagen och myndigheterna är nästan identiska – kutymen är att de som på grund av arbetsuppgifter eller hemmaförhållanden måste, får jobba på kontoret.

På grund av semestrar gäller principerna om distansarbete på de flesta arbetsplatser åtminstone till mitten av augusti. Riktlinjerna för hur arbetet ska skötas på hösten stakas på många ställen ut i augusti.

Distansarbetet fortsätter för de flesta

Av de uppringda arbetsgivarna är det endast Helsingfors stad som följer regeringens rekommendation noggrant och där den egna rekommendationen om distansarbete upphör nu. En femtedel av stadens personal har sådana jobb där distansarbete är möjligt.

– Distansarbete kommer säkert att ske i fortsättningen i en högre grad än förut. I synnerhet då epidemiläget inte är över vore det helt bra att alla ännu inte var på kontoret tillika. Men grundregeln är den att vi nu återgår till det normala, säger kommunikationsdirektör Liisa Kivelä på Helsingfors stad.

På till exempel Social- och hälsovårdsministeriet är det däremot tillåtet att jobba på distans hela augusti, om arbetsuppgifterna tillåter det.

– För september har inga direktiv ännu gjorts, vi följer med det epidemiologiska läget, säger ministeriets förvaltningsöverdirektör Jaana Koski.

Däremot kommer distansarbetet sannolikt att fortsätta som nu hela året ut på Folkpensionsanstalten, även om den nuvarande rekommendationen gäller till slutet av augusti.

– Vi fortsätter med omfattande distansarbete ännu på hösten, fråga är hur länge, säger Folkpensionsanstaltens HR-direktör Pasi Lankinen.

"Ingen återgång till det gamla"

Coronapandemin och den mycket snabba övergången till distansarbete har lett till en stor omvälvning i arbetslivet. Det verkar klart att normen inte längre kommer att vara att man jobbar fem dagar i veckan på kontoret vid sitt personliga skrivbord.

Att bli tvingad till distansarbete öppnade upp ögonen för många som inte tidigare sett det som ett alternativ.

– Det är många som brukat komma till arbetsplatsen varje dag av gammal vana, som inte alls tänkt på möjligheten att jobba några dagar i veckan hemifrån, säger Juha Härkönen, säkerhetsansvarig på Fortum.

För många har det visat sig att det kan vara lättare att kombinera arbets- och familjeliv då man har möjlighet att jobba hemifrån.

– Det finns ingen återgång till det gamla. Men det handlar inte om att folk skulle börja arbeta hemifrån måndag till fredag, utan mer sporadiskt, säger Pasi Lankinen från FPA.

Även om många arbetsplatser strävar efter att återgå till normalförhållanden på hösten, är det många arbetsgivare som nu funderar på vad det "nya normala" egentligen kommer att vara.

– Distansarbetet har kommit för att stanna, men det kommer inte att se ut som det gör nu. Vi har lärt oss grunderna i distansarbete, nu börjar fortsättningskursen, säger byggbolaget YIT:s HR-chef Pii Raulo.

Hur väl förberedda man varit för den snabba övergången till distansarbete varierar. På multinationella bolag har det varit vardagsmat sedan länge att kommunicera och fungera digitalt på distans, på andra ställen har våren varit en tid för att skapa nya sätt att arbeta tillsammans.

– Under våren har digikunskaperna och processerna för hur vi håller kontakt med varandra och har möten på distans utvecklats. Sådant som fungerar bra lönar sig att behålla med i fortsättningen: vi har lärt oss att man kan ha ett distansmöte i stället för att resa, om man inte befinner sig på samma plats, säger Liisa Kivelä från Helsingfors stad.

Lägre sjukfrånvaro

Det är sannolikt att det blir vanligare att distansjobba några dagar i veckan, enligt arbetets och det privata livets behov. Det viktiga, som många saknat under den gångna våren och hösten, är möten ansikte mot ansikte med andra människor.

– Människor har ett stort behov av att se varandra, vi är sådana varelser. Då vi pratar med varandra på distans missar vi också en stor del av den ordlösa kommunikationen, säger Raulo.

Alla företagsrepresentanter framhäver att återgången till det "normala" inte betyder att man återgår till samma rutiner som före coronapandemin. Att arbetsrutinerna förändras beror ändå inte på coronaviruset, utan är en förändring som hur som helst skulle komma att ske.

– Det här kommer nog att bli vårt nya sätt att arbeta. Det är en flexibel modell och det var åt det hållet vi har varit på väg hela tiden – den här våren har bara försnabbat processen, säger Aktias HR-direktör Anu Tuomolin.

Ett argument för att fortsätta med distansarbete är lägre sjukfrånvaro.

– Sjukfrånvaron har minskat radikalt i år. Det har väl varit mindre säsongsinfluensor i Finland i år, och när man är hemma så har man inte behövt ta sjukfrånvaro på grund av en liten förkylning, säger Tuomolin.

Kontoren förändras

Vilken är framtiden för alla stora kontorskomplex, om företagen nu insett att mer omfattande distansarbete är något det lönar sig att fortsätta med? Kommer behovet av kontorslokaler att minska?

På Aktia är svaret att behovet av lokaler inte minskar – åtminstone på kort sikt. På advokatbyrån Roschier, som har kontor i både Helsingfors och Stockholm, ser man inte heller något behov för mindre lokaler.

– Vi har väldigt optimala arbetsutrymmen redan i dagens läge, så jag har svårt att se att pandemin skulle inverka på vårt behov av kontorslokaler framöver, säger marknadsföringschef Malin Pettersson på Roschier.

Hur kommer framtidens distansarbete att se ut? Distansarbete betyder inte att man nödvändigtvis måste sitta hemma vid köksbordet och jobba, säger YIT:s HR-chef Pii Raulo. Bild: Creative Commons/Microbiz Mag

På Fortum har man märkt att det inte finns behov för att alla medarbetare har egna, personliga arbetsrum eller -bord på kontoret.

– Vi har redan tagit bort hälften av arbetsstationerna för att kunna hålla fysisk distans på kontoret, och knappast kommer vi att behöva börja använda dem alla igen, säger Juha Härkönen på Fortum.

Visserligen har många arbetsplatser sedan länge haft icke-personliga arbetsstationer där det är först till kvarn som gäller, men en förändring verkar ändå vara på gång.

– Kontorslokalerna lever hela tiden, om man tänker att vi först gått från kontor med bås till öppna kontorslandskap, och nu är på väg mot någon slags hybridlokaler. Vad det blir, ska vi utveckla tillsammans, säger YIT:s Pii Raulo.

Hon tror att största delen av arbetet kommer att utföras på arbetsplatsen även i framtiden.

– Men om man distansjobbar en eller två dagar i veckan är det klart att utrymmesbehovet förändras, säger Raulo.

Det kan innebära att man planerar in arbetsrum eller åtminstone arbetshörnor i framtidens hem. Eller bygger gemensamma arbetsrum i höghusens bottenvåningar – distansarbete måste inte göras bara från köksbordet.

Mot en renare värld, ett flyttlass åt gången – ”Alla våra 150 röda bilar kör fossilfritt”

Mer läsning